Unidad 7. Áreas funcionales
Temario de
la unidad
5.
Áreas funcionales
5.1
Área de producción
5.1.1
Funciones genéricas
5.2
Área de mercadotecnia
5.2.1
Funciones genéricas
5.3
Área de finanzas
5.3.1
Funciones genéricas
5.4
Área de personal
5.4.1
Funciones genéricas
5.5
Área de adquisiciones y abastecimiento
5.5.1
Funciones genéricas
7.
Áreas funcionales
7.1.
Área de producción
La función de producción es un área particularmente
necesaria dentro de una empresa. En una institución que está orientada hacia la
manufactura de un producto, ya sea de consumo o de capital, la función técnica
se identifica casi sin dificultad como una función de ingeniería, en cualquiera
de sus ramas o especialidades. Por otro lado, cuando la organización produce
servicios, gran parte de éstos requiere de manera directa o indirecta de alguna
rama de la ingeniería que ocupe la posición de la función técnica. Es muy
cierto que en algunas instituciones,
como en las del deporte, artísticas, sociales etc., la función técnica se
identificará con alguna otra ciencia, arte o
disciplina.
Hemos hablado sobre dos conceptos interesantes:
ingeniería y producción. Entonces surge de inmediato una pregunta: ¿es lo mismo ingeniería de
producción y
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administración de la producción? La respuesta tajante es
no. A pesar de que hay áreas considerables de interés mutuo, en términos
generales el ingeniero de producción se encarga de diseñar el equipo físico, en
tanto que el gerente de producción se ocupa en organizar el uso del equipo y de
los demás recursos, como son el dinero, el personal y materiales diversos.
Producir es el acto de transformar la
materia prima en un bien, ya sea tangible o intangible, pero ésta es sólo una
parte de todo el proceso gerencial que controla el área de producción.
7.1.1. Funciones genéricas
Para comprender de manera más específica el
funcionamiento del área de producción de una empresa, es necesario dividirla,
como ya vimos con anterioridad. La división que utilizaremos es arbitraria,
pero nos servirá para entender sus áreas
de responsabilidad.
Ingeniería del producto
El producto es la razón de ser del área de producción,
es el resultado más palpable de la interrelación entre la mercadotecnia y
producción. La ingeniería se puede definir como “la actividad humana y
profesional de implementar el conocimiento científico para lograr la conversión
eficiente de los recursos naturales en beneficio de la humanidad”. Esta tarea
requiere de las siguientes subfunciones: investigación, desarrollo, diseño,
construcción, estudio y medición del trabajo, estudio de métodos, fabricación y
reparación de herramientas y equipo.
Ingeniería de la planta
Diseño, aprobación, instalación, supervisión,
mantenimiento y servicios referentes al buen funcionamiento de la planta para
la fabricación del producto. También tiene como funciones el mejoramiento y la
modernización, así como la seguridad y protección de las instalaciones físicas
y el equipo utilizado para producir un
producto
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o proporcionar un servicio. Entre las subfunciones de
esta área mencionaremos las siguientes: mantenimiento, control del equipo de la
planta, servicios auxiliares y operación.
Manufactura
Es el área encargada de elaborar productos para la
venta, transformando su forma, composición o combinación de materiales, partes
o subensambles. Dentro de esta área encontramos las siguientes subfunciones:
talleres de subensambles y de ensamble final, áreas de reparación y servicios,
almacenes para materia prima, así como productos terminados.
Departamento de control de calidad
Esta área establece límites de aceptación en las
características del producto y reporta
el grado en que éstas se están cumpliendo. Las funciones que genera esta área
son las siguientes:
Métodos de
control. Determinan formas
de prevenir o
limitar desperfectos
(defectos) no aceptables en los productos, partes o subensambles.
Medidas de control. Mantienen la precisión de medida en
los instrumentos utilizados en las actividades de inspección.
Inspección y pruebas. Conducen el análisis y las medidas
de control, rechazan productos.
Departamento de compras
También llamado de adquisiciones y abastecimiento.
Generalmente lo encontramos dentro de la estructura funcional del área de
producción de una micro, pequeña y mediana empresa. En particular,
consideraremos a esta función como un área de responsabilidad y de suma
importancia para cualquier organización. Por lo tanto, su
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análisis exige un apartado más adelante como área
funcional, al mismo nivel de finanzas, recursos humanos o mercadotecnia.
7.2. Área de mercadotecnia
Todos los negocios, reducidos a sus aspectos básicos,
sólo desempeñan dos funciones: crear un producto o servicio y comercializarlo.
La mercadotecnia se puede definir como la actividad humana encaminada a
satisfacer las necesidades y deseos por medio del proceso de intercambio. Éste
se realiza cuando hay por lo menos dos partes, cada una con algo que ofrecer a
la otra. En casi todo el mundo, el intercambio suele consistir en que una parte
ofrece dinero a otra a cambio de un bien o servicio. Esto se consigue al
aplicar el llamado principio de “adecuación”, es decir, tratar de conseguir los
bienes o servicios de las personas más indicadas, procurando a la vez que las
circunstancias de tiempo, lugar y precio sean satisfactorias. Una empresa no
puede prescindir en absoluto del intercambio, pues su supervivencia depende de
éste.
El punto de partida de la
mercadotecnia es determinar las necesidades y deseos humanos. El concepto de
mercadotecnia se puede poner en práctica por medio de la llamada mezcla
mercadológica: plaza, precio, promoción y producto. Cualquier compañía está
irremediablemente condenada al fracaso si no la considera dentro de su
estrategia agresiva de trabajo.
Las actividades que implica la
mercadotecnia contribuyen, en forma directa o indirecta, a la venta de los
productos de una empresa. Así, no sólo ayudan a ésta a vender sus productos ya
conocidos, sino también crean oportunidades para realizar innovaciones en
ellos. Esto permite satisfacer en forma más completa las cambiantes necesidades de los
consumidores.
7.2.1.
Funciones genéricas
Mencionaremos
a continuación los departamentos esenciales que conforman la estructura
funcional de esta área.
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Investigación de mercados
La responsabilidad principal de este departamento es
crear un proceso sistemático de obtención de información, con la finalidad de
servir a la gerencia a tomar decisiones para señalar planes y objetivos del
área mercadológica.
Planeación y desarrollo de productos
La responsabilidad de este departamento es preparar, de
acuerdo con las normas y procedimientos aprobados por la dirección, los
proyectos para el desarrollo de nuevos
productos; así como analizar, estudiar y sugerir innovaciones en la línea actual,
según la necesidad de ventas, de mercado o de
competencia.
Ventas
Este departamento tiene como objetivo desarrollar la
fuerza de ventas de la empresa a través de los canales de distribución
establecidos, para lograr la transferencia de productos y servicios de acuerdo
con políticas y métodos definidos. Asimismo, tiene a su cargo la elaboración de
los planes de acción por productos, clientes, zonas y vendedores.
Promoción
Le corresponde mantener siempre activo el contacto
empresa-cliente-consumidores mediante una acción que contribuya a crear,
estimular y sostener la imagen de la empresa y sus productos, para facilitar el
desarrollo de una más productiva actividad de ventas.
Publicidad
Es el departamento que tiene como función principal
realizar estudios y campañas para la presentación y promoción de productos,
servicios, ideas o imágenes que consideren
necesidades de la
empresa y las
exigencias del mercado.
Además,
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coordina contactos con agencias para el desarrollo de
campañas, selección de temas,
estrategias y medios de comunicación (radio, T.V., cine, revistas, exteriores,
etcétera).
Reparto
Tiene la responsabilidad de llevar un control del
almacenamiento y traslado de las mercancías hasta el cliente o consumidor
final, según sea el caso, así como de organizar los embalajes y el despacho de
acuerdo con pedidos, y planear la utilización más eficiente de los medios de
transporte.
7.3.
Área de finanzas
En la administración de cualquier organización
productiva o de servicios es indispensable tomar dos decisiones fundamentales
en lo que a dinero se refiere: la inversión y el financiamiento, sin importar
si la empresa es de nueva creación o se trata de una evaluación de las ya
existentes.
Es inevitable hablar de dinero en
nuestra vida contemporánea. Nada, absolutamente nada, se realiza en esta
sociedad en que vivimos sin el “amo” dinero: nacer, estudiar, divertirse,
alimentarse, morir… Todo tiene un costo.
Actualmente,
la empresa debe enfrentar innumerables situaciones de dinero,
es decir, que sus problemas u obligaciones dentro de la
sociedad no simplemente se reducen al aspecto mercadológico, de relaciones
laborales o ingeniería del producto, sino que también tiene que planear,
vigilar y hacer rendir sus recursos económicos (su dinero). Y para ello cuenta
con un área llamada finanzas. El concepto
de finanzas lo podemos definir de la siguiente manera: es la función
dentro de la organización que tiene como objetivos la obtención y aplicación de
los recursos financieros.
La estructura financiera consiste en
los diferentes capitales de que dispone la empresa y el empleo que hace de
ellos. La comparación del grado de exigibilidad de las partidas del pasivo con
el grado de liquidez de las partidas del activo permite
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determinar las relaciones existentes entre los capitales
de distintas procedencias y la naturaleza de su aprovechamiento, así como
también juzgar si la estructura financiera está equilibrada o no.
Las actividades del administrador
financiero en una empresa pueden evaluarse con base en los estados
financieros básicos de la misma. Sus tres funciones primarias son:
1.
Planeación y análisis financieros.
2.
Determinación de la estructura de activos.
3.
Manejo de la estructura financiera.
7.3.1. Funciones genéricas
A continuación analizaremos la estructura organizacional
del departamento de finanzas.
Gerencia de finanzas
Ocupa un lugar importante en la empresa, ya que en la
actualidad no sólo debe llevar un registro actualizado de las operaciones
pasadas, sino que participa en los pronósticos
de las operaciones y en una planeación hacia el futuro.
El
ejecutivo en finanzas profundamente involucrado en la administración del
capital de trabajo incluye actividades como crédito y
cobranza, sistemas contables y operaciones, contactos con bancos y preparación
de presupuestos, entre otras. Así, podemos dividir el área de finanzas en dos
grandes funciones: contraloría y tesorería.
Contraloría
En este departamento se llevan a cabo las siguientes funciones:
a)
Planeación para el
control.
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b)
Información e interpretación de los resultados de operación de la situación financiera.
c)
Administración de
impuestos.
d) Informes al gobierno.
e) Coordinación de
la auditoría interna.
f)
Protección de los activos de la empresa.
g) La nómina.
Tesorería
En este departamento se llevan a cabo las siguientes funciones:
a)
Establece programas para la obtención de capital.
b)
Mantiene un mercado adecuado para los valores de la mercancía.
c)
Mantiene las fuentes adecuadas de
préstamos, es decir, guarda relaciones con los
bancos.
d)
Se responsabiliza en el aspecto
financiero de las transacciones con bienes raíces.
e)
Controla el crédito y la cobranza de las cuentas a
favor de la compañía.
f)
Determina la mejor opción para invertir los fondos
de la compañía.
g)
Formulación de los presupuestos de efectivo.
h)
Administración de seguros y fondos de pensión.
Comités de finanzas
Este tipo de organización está conformado por ejecutivos
seniors con distintas habilidades y
experiencias que establecen políticas generales y toman decisiones de gran
importancia.
7.4. Área de personal
“La
raíz es el hombre”. Ésta es una frase que nos dice todo, por ende, cualquier
análisis que pretenda hacerse de la empresa, de su organización y sus
objetivos,
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pasa necesariamente por la investigación de la conducta
humana involucrada. El directivo debe estar consciente de que los colaboradores
son la esencia de toda la organización empresarial, y que su cuidado, o su
descuido, puede ser la causa del éxito o fracaso de sí mismo o de la empresa.
Un directivo, igual que una empresa, es tan grande como su equipo de
colaboradores. Éstos pueden ser un recurso o una amenaza, una inversión o un
gasto, una solución o un problema; en fin, pueden ser la causa de su prosperidad o su debacle.
Peter Drucker, el gran gurú contemporáneo de la administración, nos dice lo
siguiente: “La empresa es una organización humana construida o derrumbada por
la calidad de su gente”. Con esto nos adelantamos a opinar que un buen
directivo debe contar con cuatro grandes habilidades en el campo de los
recursos humanos: la de seleccionar, la de capacitar, la adiestrar, así como la
de motivar a su personal. El recurso humano es como los diamantes: difíciles de encontrar, difíciles de pulir y
difíciles de conservar.
7.4.1. Funciones genéricas
Principales funciones del área de personal: el maestro
Arias Galicia maneja los siguientes departamentos con las consecuentes
funciones y subfunciones del área.
Empleo
Es el departamento que tiene por objetivo lograr que
todos los puestos sean cubiertos por
personal idóneo, de acuerdo con una planeación de recursos humanos. Dicha
función está respaldada por un adecuado proceso de reclutamiento, selección,
inducción e integración del personal, así como la promoción, vencimiento de
contrato de trabajo y transferencia del mismo. Además, es el departamento que
tiene el primer y el último contacto con
el personal que trabaja en la empresa.
Administración de sueldos y salarios
Es su responsabilidad que todos los trabajadores sean
justa y equitativamente compensados mediante sistemas de remuneración racional
del trabajo y de acuerdo con el esfuerzo, eficiencia, responsabilidad y
condiciones de trabajo de cada puesto.
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La administración de salarios deberá basarse en los
tabuladores estructurados sobre valuaciones de puestos y los datos resultantes
de encuestas de los mercados de trabajo que afecten a la organización, teniendo
en cuenta los salarios mínimos legales
vigentes en cada región de la República donde tenga sucursales la organización.
Relaciones laborales
Es el departamento que tiene como responsabilidad
principal lograr que las relaciones existentes entre la dirección y el personal
(como la satisfacción en el trabajo y las oportunidades de progreso del
trabajador) sean desarrolladas y mantenidas conciliando los intereses de ambas
partes. En él encontramos las siguientes subfunciones: comunicación,
contratación colectiva, disciplina, motivación, desarrollo del personal y entrenamiento.
Servicios al personal
Este departamento tiene como objetivo satisfacer las
necesidades de los trabajadores que
laboran en la organización y tratar de ayudarles en problemas relacionados con
su seguridad y bienestar personal. Las funciones principales por desarrollar en
esta área son las siguientes actividades: recreativas, seguridad, protección y vigilancia.
Planeación de recursos humanos
Este departamento tiene como objetivo realizar estudios
tendientes a la proyección de las necesidades de la organización en el renglón
del personal, con sus consecuentes requerimientos de programas de capacitación
y desarrollo.
7.5. Área de adquisiciones y
abastecimiento
Antes era conocida como
el departamento de compras. Esta área de responsabilidad ha
evolucionado desde una
simple función de
oficina hasta un
106
concepto estratégico de la empresa como área funcional,
ya que debemos considerar que, en
algunos productos, de cada peso vendido, 30 ó 40% de sus costos de producción
se encuentra en los materiales comprados. Esta
situación exige a la empresa
contar no sólo con un personal altamente capacitado en el área de finanzas o
mercadotecnia para obtener las mejores utilidades, sino también que sea un
personal suficientemente capacitado para abastecer a la empresa con suministros
de alta calidad y a un bajo precio; una disminución de 3% en los costos de las
compras podría aumentar 25% de utilidad.
La organización requiere de todo tipo
de insumos para trabajar: servicios bancarios, seguros contra siniestros,
muebles, equipos de reparto, maquinaria, productos naturales (agua, madera),
algún químico especial, equipos de seguridad, etc. Todos ellos intervienen
directa o indirectamente en el producto o servicio que ofrece la organización y
se necesita adquirirlos o comprarlos en forma prevista o rutinaria. En este momento
cabe hacerse la pregunta: ¿por qué cambió el concepto de compras si, de hecho,
todo lo que necesito lo tengo que comprar al de adquisiciones y
abastecimiento? Para dar respuesta, diferenciaremos todo aquello que se compra
o se adquiere en dos grandes tipos: el primer tipo comprende a los elementos o
insumos que se requieran para la elaboración, desarrollo y venta del producto o
servicio y al cual llamaremos abastecimiento; por ejemplo, una panadería
necesita de diesel o gas, harina, huevos, aceite, etc., para elaborar pan.
Ahora bien, existen unas segundas compras a las que llamaremos adquisiciones y
son todos los elementos o insumos que la empresa utiliza para desarrollar sus
funciones y que no tienen que ver directamente con el producto o servicio; por ejemplo,
un frigobar, muebles para la sala de espera del
gerente, cuadros, macetas o esculturas para ornato, etcétera.
7.5.1. Funciones genéricas
En la estructura funcional de esta área encontramos, de
manera general, los siguientes departamentos con sus respectivas funciones.
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Investigación
sobre materiales y compras
Este departamento se encarga de la recopilación,
clasificación y análisis de los datos necesarios para encontrar materiales
alternativos; además, debe predecir el abastecimiento, la demanda y el precio
de los principales artículos comprados, y efectuar el análisis de los costos
del vendedor y sus capacidades.
Departamento de compras
Es el área que se encarga de adquirir para la empresa
todo tipo de insumos, materiales y accesorios que se necesitan para la
realización de los objetivos, con base en la clase y la cantidad fijada por los
programas de producción, el control
de inventarios, ingeniería, mantenimiento y cualquier otro departamento o
función que requiera materiales. También tiene entre sus responsabilidades la
función de venta de desecho, equipo obsoleto y materiales recuperados.
Almacenes
Esta función controla físicamente, y mantiene, todos los
artículos inventariados. Se deben establecer resguardos físicos adecuados para
proteger los artículos de algún daño, desuso innecesario debido a procedimientos
de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros se deben
mantener, lo cual facilita la localización inmediata de los artículos.
Control de inventarios
La función de control de inventarios tiene la
responsabilidad de conservar los registros detallados de partes y materiales
utilizados en el proceso de producción. Se mantienen en orden los registros de
partes y materiales y se realizan inventarios físicos periódicos para verificar
y ajustar los registros. Los requerimientos de material determinados por el
control de producción son comprobados contra los registros del inventario antes
que las necesidades detalladas de requisiciones se envíen al departamento de
compras. Además, este departamento tiene la responsabilidad de
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controlar los materiales ajenos a producción, tales como
herramientas prescindibles, artículos de oficina, de mantenimiento, de
reparación y de operación.
Recepción
El departamento de recepción tiene la responsabilidad
del manejo físico de los embarques que ingresan y de su identificación, así
como de la verificación de las cantidades, la preparación de los informes y de
la ruta del material hasta el lugar de utilización o de almacenamiento.
Tráfico
Este departamento tiene como responsabilidad la
selección de transporte, la documentación de los embarques, el estudio de los
servicios y precios del transporte, seguimiento de los embarques, revisión y
aprobación de los pagos por cargos de transporte y la evaluación del desempeño
del transportista. El análisis de tráfico se encarga de establecer el costo
total de transportación, incluyendo la carga y descarga, los métodos de
empaque, el tiempo en tránsito, hurtos y otras pérdidas.
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