ELEMENTOS DEL
CONCEPTO
Si se analizan detenidamente las
anteriores definiciones se puede observar que todos los autores concuerdan, de
una u otra manera, en que el concepto de administración está integrado por los
siguientes elementos:
1.
Objetivo.
Es decir, que la administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados
2.
Eficacia.
Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de calidad y tiempo.
3.
Eficiencia.
Se refiere a “hacer las cosas bien”. Es lograr los objetivos garantizando los
recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.
4.
Grupo
social. Para que la administración exista, es necesario que se dé siempre
dentro de una organización social.
5.
Coordinación
de recursos. Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y
analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.
6.
Productividad.
Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un
determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el
mínimo de recursos en términos de eficiencia y eficacia.
Con los anteriores elementos es posible
emitir una definición integral de la administración:
PROCESO CUYO
OBJETO ES LA COORDINACIÓN EFICAZ Y EFICIENTE DE LOS RECURSOS DE UN GRUPO SOCIAL PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS
CON LA MÁXIMA PRODUCTIVIDAD, EFICIENCIA Y CALIDAD.
SU OBJETO
¿Sobre qué recae la administración? ¿En qué
medio puede darse solamente?
Es indiscutible
que quien realiza por sí mismo una función no merece ser llamado
“administrador” pero desde el momento en
que delega en otros, determinadas funciones, siempre que estas funciones
se realizan en un organismo social, dirigiendo y coordinando lo que los demás realizan, comienza a recibir el nombre
de administrador.
El hombre se
agrupa en sociedad, por su insuficiencia para lograr todos sus fines por sí
solos.
La
sociedad es la unión moral de hombres, que en forma sistemática coordinan sus
medios para lograr un bien común – es por lo tanto, el objeto sobre el
que recae la Administración. Precisamente, el elemento “coordinación
sistemática de medio”, es el que exige el concepto de la Administración en toda
sociedad.
El primer
hecho analizado, de naturaleza sociológica nos da como elemento para formar la
definición el siguiente: la Administración se da necesariamente en UN ORGANISMO SOCIAL.
SU FINALIDAD – EFICAZ
Al buscar el
hombre satisfacer sus necesidades en la sociedad, lo hace a través del mejoramiento de una serie de funciones que el solo no podría realizar,
o bien, que lograría más imperfectamente.
Por lo tanto
lo social no solo suma, sino que
multiplica – a veces en forma insospechada – la EFICACIA de la energía individual. Por ejemplo la casi
milagrosa capacidad que la industria moderna, sobre todo en el trabajo en
serie, tiene para conseguir la unión de varios miles de hombres debidamente
organizados y dirigidos, no el número de unidades sumadas que cada uno de ellos
podría producir en un tiempo determinado, sino un número infinitamente mayor.
Es evidente
que entre las diversas formas de organizar y aprovechar el trabajo de esos
hombres, habrá algunas mejores que otras.
Otro ejemplo
seria que existen determinadas formas de dividir el trabajo, pueden ser más eficientes que otras; algunos sistemas
de controlar las actividades, pueden dar mejores resultados; entre las formas
de establecer y cuidar la disciplina o de dar órdenes, habrá algunas que sean más
efectivas; determinadas formas de hacer planes, pueden ser más realistas,
etc.
Lo anterior
indica que entre las formas de coordinar
las personas y las cosas que forman una empresa, y precisamente en razón de la manera en que
se les coordine, se obtendrá mayor o
menor eficiencia, independientemente
de la eficiencia que sea resultado del tipo de maquinaria, de la bondad de los
sistemas de producción, de la capacidad del mercado, del monto de capital
disponible, etc., ya que esa coordinación, no solo aprovecha mejor y multiplica la eficiencia de cada elemento, sino que,
sin ella, cada una de esas eficiencias particulares sería inútil, o, por lo menos insuficientemente
aprovechada.
Esto significa
que la Coordinación, traducida en
concreto en la forma como se estructure y maneje una empresa esta tan bien
sujeta a la ley de la máxima eficiencia,
y que existen reglas y técnicas específicas para lograr esa máxima eficiencia de la coordinación.
La Administración
busca en forma directa precisamente la obtención
de resultados de máxima eficiencia en la coordinación, y solo a través de
ella, se refiere a la máxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos
materiales, tales como capital, materias primas, maquinas. Etc.
El buen
administrador lo es por sus cualidades y técnicas para coordinar a todos esos elementos en la forma más eficiente.
La COORDINACIÓN es la esencia misma de la administración.
Co-ordinar, implica el ordenamiento simultáneo
y armónico de varias cosas. Supone, por lo mismo, que hay diferentes personas,
y medios diversos, orientados todos ellos a la realización de un fin único. Ya explicamos
que, independientemente de la bondad mayor o menor de cada uno de esos medios,
la forma misma de agruparlos, de estructurarlos, de combinarlos, de ordenarlos,
simultanea o sucesivamente, en una palabra, de “co-ordinarlos”, está sujeta a
reglas, y de esa coordinación depende la eficacia de los resultados.
Hay
conceptos similares al de coordinación o relacionados con ella
por ejemplo “cooperación”. Pero este
se fija más bien en la “operación” o
acción conjunta, parece poner el énfasis en la actividad individual o parcial,
en tanto que la coordinación lo pone en el resultado y en la estructuración misma
de las cosas y acciones.
Otro término
usado a veces en forma equivalente al de administración es el de “dirección”,
pero ésta es más bien uno de los elementos,
necesarios y principales, pero no totales de la coordinación.
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